Apartman ve Site Yöneticisi Hangi Kayıtları Tutmalı?

Apartman yöneticisinin tutması gereken kayıtlar tek bir gelir-gider tablosundan oluşmaz. Yasal çekirdekte; kat malikleri kurulu kararları, protokoller, ihtar ve tebligat özetleri, giderler ile bunların dayanak belgeleri ve işletme projesi bulunur. Günlük yönetimde ise bu çekirdeği finans hareketleri, sözleşmeler, talep ve iş emirleri, duyurular, yetkiler, işlem geçmişi ve devir tutanağı tamamlar.

İyi kayıt düzeninin amacı belge biriktirmek değil; her işlemin hangi karara dayandığını, kimin sorumlu olduğunu, ne zaman güncellendiğini ve nasıl kontrol edildiğini gösterebilmektir. Bu rehber, Ağustos 2026 itibarıyla güncel genel çerçeveyi ve uygulanabilir bir kayıt sorumluluğu modelini açıklar.

Hukukî sınır: Bu içerik genel bilgilendirme ve operasyon tasarımı içindir; hukuk, vergi veya muhasebe danışmanlığı değildir. Yönetim planınız, sitenizin niteliği, personel ve hizmet sözleşmeleri ile somut uyuşmazlıklar ek yükümlülük doğurabilir. Resmî defter, imza, noter, bildirim ve saklama uygulamasını somut durumunuz için hukuk ve mali müşavir desteğiyle doğrulayın.

Kısa cevap: Yönetici hangi kayıtları tutmalı?

Pratikte kayıtları iki katmanda yönetin:

1. Kanunda açıkça yer alan çekirdek: karar defteri; protokol, ihtar ve tebligat özetleri; bütün giderler; gider belgeleri ve diğer yönetim belgelerinin dosyası; onaylı veya geçici işletme projesi; hesap verme ve denetim çıktıları.
2. Yönetimi sürdürülebilir kılan operasyonel kayıtlar: tahakkuk ve tahsilat hareketleri, banka mutabakatı, tedarikçi ve bakım belgeleri, talep ve iş emri geçmişi, duyuru teslimatı, rol-yetki kayıtları, kritik işlem izi ve yönetici devir envanteri.

Bu ayrım önemlidir. Dijital sistem günlük işlemi düzenler ve aranabilir hâle getirir; ancak kanunun öngördüğü noter tasdikli karar defteri, imza veya fiziksel belge usulünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Dijital kayıt ile hukukî şekil şartını birbirinin alternatifi değil, aynı denetim zincirinin farklı parçaları olarak düşünün.

Kanundaki kayıt çekirdeği ne söylüyor?

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun TBMM’deki resmî metninde kayıt düzeni birkaç maddeye yayılır:

• Madde 32: Kat malikleri kurulu kararlarının sayfaları sıra numaralı ve her sayfası noter mührüyle tasdikli deftere yazılmasını; toplantıda bulunanların imzasını ve karşı oy gerekçesinin belirtilmesini düzenler.
• Madde 36: Yöneticiye kararları, protokolleri, ihtar ve tebligat özetleri ile tarihlerini ve bütün giderleri kronolojik biçimde aynı deftere yazma; defterle birlikte gider belgelerini ve diğer belgeleri dosyada saklama görevi verir. Defterin takvim yılı bittikten sonraki bir ay içinde noterde kapattırılması da maddede yer alır.
• Madde 39: Yönetim planında belirtilen zamanda; zaman belirtilmemişse her takvim yılının ilk ayında gelir ve gider hesabının kat malikleri kuruluna verilmesini öngörür. Kat maliklerinin yarısı isterse ayrıca hesap gösterilmesi talep edilebilir.
• Madde 41: Yönetimin sürekli denetlenmesini; yönetim planında bir dönem yoksa hesap denetiminin üç ayda bir yapılmasını düzenler ve denetim raporu ile kararlar için ayrıca noter tasdikli defter öngörür.

İşletme projesi tarafında 2026 değişikliği ayrıca dikkate alınmalıdır. TBMM kayıtlarına göre 7579 sayılı Kanun 7 Mayıs 2026’da kabul edilmiş, 22 Mayıs 2026 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanmıştır. 7579 sayılı Kanunun resmî yasama kaydı ile getirilen yeni düzende işletme projesi kat malikleri genel kurulunda onaylanır; kabul edilmiş proje yoksa yönetici, en geç üç ay içinde genel kurul onayına sunulmak üzere gecikmeksizin geçici işletme projesi hazırlar.

Dolayısıyla “karar defteri, gelir-gider defteri ve işletme defteri olmak üzere her durumda üç ayrı zorunlu defter vardır” gibi kısa listeler güvenli bir başlangıç değildir. Kanunun açık metnini, yönetim planını ve yapınızın tabi olduğu diğer düzenlemeleri birlikte okuyun. Aşağıdaki model, hukukî çekirdeği günlük operasyonla eşleştirir.

1. Karar ve toplantı kayıtları

Karar kaydı, yalnızca “oy çokluğuyla kabul edildi” cümlesi olmamalıdır. Toplantı tarihi, gündem maddesi, kararın açık metni, oy sonucu, karşı oy gerekçesi, imzalar ve uygulama sorumlusu birlikte görülebilmelidir. Hazirun listesi, vekâlet belgeleri, çağrı belgeleri ve gündem ekleri de ilgili toplantıyla aynı referans altında saklanmalıdır.

Her karara benzersiz bir numara verin ve kararı uygulayan işlerle bağlayın. Örneğin bir bakım sözleşmesi yenilendiyse karar numarası; sözleşme, ödeme, iş emri ve faaliyet raporunda aynı referansla görülsün. Liyova Karar ve Faaliyet Defteri, karar ve faaliyet kayıtlarını rapor ve işlem iziyle aynı yönetim bağlamında düzenlemek için kullanılabilir. Resmî defter ve imza işlemlerini ise kanundaki şekil şartına göre ayrıca yürütün.

Karar kaydında kontrol edilecek alanlar

• Karar numarası, tarih ve toplantı türü,
• Gündem maddesi ve kararın tam kapsamı,
• Katılım, temsil ve oy sonucu,
• Karşı oy kullananların gerekçeleri,
• Uygulama sorumlusu ve hedef tarih,
• İlgili işletme projesi veya bütçe kalemi,
• Bağlı sözleşme, ödeme, duyuru veya iş emri.

2. İşletme projesi ve bütçe sürümleri

İşletme projesini yalnızca aidat tutarını gösteren bir sayfa olarak tutmayın. Tahminî gelir ve giderler, her kat malikinin gider payı esasları, avans tutarları, proje dönemi, onay tarihi ve geçerli sürüm açıkça görünmelidir. 2026 değişikliği nedeniyle “onaylı proje” ile onaya kadar kullanılan “geçici proje” aynı adla arşivlenmemelidir.

Dosya adında veya sistem kaydında sürüm, dönem ve statü kullanın: “2026 işletme projesi – geçici – v1” ve “2026 işletme projesi – genel kurul onaylı – v2” gibi. Değişiklik yapıldığında önceki sürümü silmek yerine, hangi kararın hangi bölümü değiştirdiğini gösteren sürüm geçmişi oluşturun.

İşletme projesi ile tahakkukların birbirini tutması gerekir. Karardan tahakkuka, tahsilata ve rapora uzanan kontrol zincirini site aidat takibi rehberindeki modelle birlikte uygulayabilirsiniz.

3. Gelir, gider ve dayanak belgeleri

Finans kaydında yalnızca tutar bulunması denetim için yeterli değildir. Her hareket; tarih, hesap, borçlu veya alacaklı, işlem türü, açıklama, belge numarası, ödeme kanalı, ilgili karar veya bütçe kalemi ve kaydı oluşturan kişiyle birlikte tutulmalıdır.

Gider kaydını fatura, makbuz, banka dekontu, sözleşme veya teslim tutanağıyla eşleştirin. Belgenin taranmış kopyası hızlı erişim sağlar; fiziksel aslın saklanması gereken durumları ve vergi-muhasebe arşivini mali müşavirinizle belirleyin. Kasa ve banka kayıtlarını tek toplamda eritmeyin; her kaynağın mutabakatı ayrı yapılabilsin.

Aylık kontrolde şu sorulara cevap verin:

• Her giderin dayanak belgesi ve onay referansı var mı?
• Banka hareketi, ödeme kaydı ve cari hesap aynı tutarı gösteriyor mu?
• Bütçe dışı harcamanın karar veya yetki dayanağı kayıtlı mı?
• İptal, iade ve düzeltmeler ilk kaydı görünmez hâle getirmeden izlenebiliyor mu?
• Açık borç ve fazla ödemeler rapordaki toplamla uyuşuyor mu?

4. Protokol, sözleşme, ihtar ve tebligat kayıtları

Kanunun 36’ncı maddesi protokoller ile ihtar ve tebligatın özet ve tarihlerini kayıt kapsamına alır. Günlük uygulamada her belge için gönderici, alıcı, konu, ilgili bağımsız bölüm veya sözleşme, düzenleme tarihi, gönderim yöntemi, teslim sonucu ve dosya konumu kaydedilmelidir.

Tedarikçi sözleşmelerinde başlangıç-bitiş tarihi, yenileme veya fesih bildirim süresi, fiyat değişikliği, hizmet seviyesi, yetkili imzacı ve bağlı karar numarası ayrı alanlar olsun. Böylece sözleşme dosyası yalnızca PDF arşivi olmaktan çıkar; yaklaşan yükümlülükleri yöneten bir kontrol listesine dönüşür.

5. Bağımsız bölüm, malik, sakin ve personel kayıtları

Yönetim; iletişim, tahsilat, yetki ve hizmet sunumu için malik, sakin ve personel bilgileri işleyebilir. Ancak “ileride lazım olur” düşüncesiyle sınırsız veri toplamak doğru değildir. Kişisel Verileri Koruma Kurumunun genel ilkeleri, kişisel verinin belirli ve meşru amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini; doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasını ve yalnızca gerekli süre kadar saklanmasını öngörür.

Her veri alanı için amaç, hukukî sebep, erişebilen rol, güncelleme kaynağı ve saklama süresi tanımlayın. Taşınan sakinlerin erişimini kapatın, eski iletişim listelerinin kişisel cihazlarda dolaşmasını önleyin ve toplu dışa aktarma yetkisini sınırlayın. KVKK saklama ve imha yönetmeliği, işleme şartları ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonimleştirme süreçlerinin ve bunlara ilişkin kayıtların yönetilmesi gerektiğini açıklar.

Sabit bir “bütün site kayıtları şu kadar yıl tutulur” süresi kullanmayın. Karar defteri, muhasebe belgesi, sözleşme, personel kaydı, kamera kaydı ve iletişim verisi farklı hukukî dayanaklara tabi olabilir. Kayıt türü bazlı saklama-imha tablosunu hukuk ve veri koruma uzmanıyla doğrulayın.

6. Talep, iş emri ve bakım geçmişi

Sakin talebi, bakım kaydı ve iş emri çoğu durumda kanundaki resmî defterin yerine geçen belgeler değildir; fakat yöneticinin kararları nasıl uyguladığını ve ortak alanı nasıl yönettiğini gösteren önemli faaliyet kayıtlarıdır. Her talepte kaynak, kategori, öncelik, sorumlu, durum, konuşma geçmişi ve kapanış sonucu bulunmalıdır.

Saha işi oluştuğunda iş emrine varlık veya alan, atanan personel, planlanan zaman, yapılan işlem, kullanılan parça, mali etki, fotoğraf veya servis formu ve doğrulayan kişi eklenmelidir. Talebin operasyona dönüşmesini site arıza ve iş emri yönetimi akışında ayrıntılı biçimde inceleyebilirsiniz.

Tekrarlayan arızaları yalnızca kapanan iş sayısıyla ölçmeyin. Aynı ekipmanda tekrar süresi, toplam maliyet, müdahale türü ve kök neden notları görünürse bakım kararı kayıtla desteklenebilir.

7. Duyuru, bildirim ve teslimat kayıtları

Bir duyurunun yalnızca son metnini saklamak yeterli değildir. Hedef kitle, içerik sahibi, onaylayan, yayın zamanı, kanal, içerik sürümü, teslimat sonucu ve gerekiyorsa kapanış güncellemesi aynı kayıtta bulunmalıdır. Bireysel borç veya şikâyet ayrıntısını toplu iletişim kaydına taşımayın.

Mesajın teknik olarak gönderilmesi, okunduğu veya gereğinin yapıldığı anlamına gelmez. Yayın, teslim, erişim ve eylem sonuçlarını ayrı alanlarda izleyin. Mesaj türü ve hedef kitleye göre kayıt düzeni kurmak için site sakin iletişimi rehberindeki kanal ve kayıt matrisini kullanabilirsiniz.

8. Rol, yetki ve kritik işlem geçmişi

Kayıtların varlığı kadar kimlerin görebildiği ve değiştirebildiği de önemlidir. Finans, operasyon, güvenlik, yönetim kurulu ve dış hizmet rollerine görevleri kadar erişim verin. Bir kaydı oluşturan kişiyle onaylayan veya denetleyen kişi mümkün olduğunda ayrılmalıdır.

Liyova İşlem Kayıtları, kritik işlemleri kullanıcı, zaman, kapsam ve istek bilgisiyle izlemeye yardımcı olur. İşlem izi; resmî karar defterinin yerine geçmez, fakat bir finans verisinin, yetkinin veya kaydın ne zaman ve kim tarafından değiştirildiğinin incelenmesini kolaylaştırır.

Kritik bir değişiklikte en az kullanıcı, zaman damgası, işlem türü, etkilenen kayıt, önceki ve sonraki değer, istek veya işlem numarası ile inceleme sonucu görünmelidir. Hata düzeltildiğinde ilk hareketi silmek yerine düzeltme kaydıyla ilişkilendirin.

Kayıt sorumluluğu matrisi

Kayıt grubu	Birincil sahip	Kaynak	Güncelleme	Kontrol
Karar ve kurul	Yönetici / kurul sekreteryası	Gündem, hazirun, karar ve imza	Her toplantı sonrası	Numara, imza, karşı oy, noter usulü
İşletme projesi	Genel kurul; geçici projede yönetici	Gelir-gider tahmini ve avans hesabı	Dönem, onay ve değişiklikte	Statü, sürüm, karar ve tahakkuk uyumu
Finans ve belgeler	Yönetici / finans sorumlusu	Fatura, makbuz, banka ve cari kayıt	Her işlemde	Belge, karar, bütçe ve mutabakat
Sözleşme ve bildirim	Yönetici	Protokol, sözleşme, ihtar, teslim kanıtı	Düzenleme ve gönderimde	Tarih, alıcı, süre ve bağlı karar
Talep ve iş emri	Operasyon sorumlusu	Sakin bildirimi ve saha kanıtı	Her durum değişikliğinde	Sorumlu, süre, maliyet ve kapanış
Duyuru ve teslimat	İletişim sorumlusu	Onaylı metin, hedef kitle ve kanal	Yayın, değişiklik ve kapanışta	Sürüm, kapsam ve teslim sonucu
Yetki ve işlem izi	Sistem yöneticisi	Kullanıcı ve kritik işlem kayıtları	Her kritik işlemde	Rol, kapsam, zaman ve inceleme
Devir envanteri	Eski ve yeni yönetici	Defter, dosya, bakiye, erişim ve açık işler	Görev değişiminde	İki taraflı sayım ve imzalı tutanak

9. Yönetici devir dosyasını dönem içinde hazırlayın

Devir dosyası son gün telaşla oluşturulmamalıdır. Dönem boyunca yaşayan bir envanter tutun: resmî defterler, işletme projeleri, banka ve kasa bakiyesi, açık alacaklar, ödenecek faturalar, devam eden sözleşmeler, açık talepler, yaklaşan bakım işleri, anahtar ve cihazlar, dijital hesaplar, roller ve teslim edilecek fiziksel arşiv.

Devir anında eski ve yeni yönetici kayıtları birlikte saysın; eksik, asıl veya kopya niteliğini belirleyip imzalı tutanak oluştursun. Parolaları metin içinde paylaşmak yerine hesap sahipliğini ve yetkileri güvenli yöntemle devredin; eski kullanıcının erişimini teslim sonrası kapatın.

10. Aylık, üç aylık ve yıl sonu kontrol ritmi kurun

Kayıt kalitesi yıl sonunda toplu belge aramakla sağlanmaz. Küçük ve tekrar eden kontroller daha etkilidir:

• Haftalık: Eksik belge, sahipsiz talep, yaklaşan sözleşme süresi ve kapanmamış duyuruları kontrol edin.
• Aylık: Banka-kasa-cari mutabakatı, bütçe sapması, açık borç, tamamlanan işler ve erişim değişikliklerini gözden geçirin.
• Üç aylık: Yönetim planında farklı bir dönem yoksa kanundaki hesap denetimi çerçevesini dikkate alın; örneklemle belge, karar ve rapor bağlantılarını sınayın.
• Yıl sonu: Karar defterinin kapanış işlemini, hesap verme dosyasını, denetim çıktısını, işletme projesi sürümlerini ve devir envanterini takvime bağlayın.

Liyova Raporlar, finans, açık borç, tahsilat, talep, iş emri ve yönetim verisini ortak bir raporlama standardında incelemeye yardımcı olur. Rapordaki toplamdan kaynak kayda dönebildiğinizi mutlaka test edin.

Sık yapılan kayıt yönetimi hataları

• Dijital kaydı resmî defterin yerine koymak: Noter, imza ve şekil şartları ayrıca yürütülmez.
• Sadece PDF biriktirmek: Belgenin karar, sorumlu, tarih ve işlem bağlantısı kurulmaz.
• Önceki sürümü silmek: İşletme projesi, bütçe veya sözleşmenin değişim nedeni kaybolur.
• Kişisel cihazda paralel arşiv tutmak: Güncel sürüm ve erişim kontrolü bozulur.
• Her rolü tam yetkili yapmak: Gereksiz kişisel veri erişimi ve değişiklik riski oluşur.
• Finans toplamını dayanak belgesiz raporlamak: Denetçi kaynağa geri dönemez.
• Devir envanteri hazırlamamak: Defter, bakiye, açık iş ve dijital hesap sahipliği belirsiz kalır.
• Tek saklama süresi kullanmak: Farklı kayıt türlerinin hukukî dayanakları gözden kaçar.

Bir ürün demosunda kayıt düzenini nasıl test edersiniz?

Gerçek bir senaryo seçin: kurul bakım sözleşmesini yenileme kararı alsın, işletme projesindeki kalemle ilişkilendirilsin, tedarikçi sözleşmesi yüklensin, iş emri açılsın, fatura ve ödeme kaydedilsin, sakin duyurusu yayımlansın ve sonuç rapora taşınsın. Ardından her adımdan karar numarasına, sorumluya, belgeye ve işlem geçmişine geri dönün.

Yazılımın finans, operasyon, raporlama ve yetkilendirme kabiliyetlerini aynı senaryoda sınamak için site yönetim programı seçme rehberindeki demo kontrol listesinden yararlanabilirsiniz.

Apartman ve site yönetimi kayıtları hakkında sık sorulan sorular

Karar defteri noterden tasdik edilmeli mi?

634 sayılı Kanunun 32’nci maddesi, kararların sayfaları sıra numaralı ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılmasını düzenler. 36’ncı madde de defterin her takvim yılı sonundan başlayarak bir ay içinde noterde kapattırılmasını öngörür. Güncel noter uygulamasını ve yönetim yapınıza özgü durumu işlem öncesinde doğrulayın.

Dijital sistem karar defterinin yerine geçer mi?

Dijital sistem karar, belge, faaliyet ve işlem bağlantılarını düzenleyebilir; aranabilirlik ve denetim izi sağlar. Ancak kanunda öngörülen fiziksel defter, noter tasdiki ve imza şartını tek başına ikame ettiği varsayılmamalıdır. Hibrit düzen kurup resmî usulü ayrıca yerine getirin.

Gelir-gider defteri ayrı bir zorunlu defter midir?

Kanunun 36’ncı maddesi bütün giderlerin 32’nci maddede belirtilen deftere tarih sırasıyla yazılmasını ve gider belgelerinin dosyada saklanmasını açıkça düzenler. Vergi, muhasebe, yönetim planı veya yapının hukukî niteliği farklı defter ve kayıt yükümlülükleri doğurabilir; “her site için aynı üç defter” genellemesi yerine somut yapınızı uzmanla değerlendirin.

Site kayıtları kaç yıl saklanmalı?

Bütün kayıtlar için tek süre yoktur. Resmî defter, muhasebe belgesi, sözleşme, personel ve kişisel veri kayıtları farklı kurallara tabi olabilir. Her kayıt türü için hukukî dayanak, amaç, başlangıç-bitiş olayı, erişim ve imha yöntemini içeren saklama tablosu hazırlayın.

Yönetici değişince hangi belgeler devredilmeli?

Karar ve denetim defterleri, işletme projeleri, gelir-gider belgeleri, banka-kasa durumu, alacak ve borçlar, sözleşmeler, bildirimler, açık işler, bakım geçmişi, anahtar ve cihazlar ile yetkili dijital hesaplar envanter üzerinden devredilmelidir. Devir kapsamını imzalı tutanakla belgeleyin.

Kayıtları denetlenebilir bir yönetim sistemine dönüştürün

Sağlam kayıt düzeni üç soruya her zaman cevap verir: Bu işlem hangi karara dayanıyor, kim tarafından ne zaman yapıldı ve sonucu hangi belge veya rapor doğruluyor? Resmî defter ve dosyaları hukukî usulüne göre korurken, günlük finans, operasyon, iletişim ve işlem geçmişini ortak referanslarla bağlayın.

Liyova’nın karar ve faaliyet kayıtlarını, raporları ve kritik işlem izlerini kendi yönetim modelinizde nasıl bir araya getirdiğini görmek için demo talebi oluşturun.