Aidat Tahakkuku Nedir? Karardan Tahsilata Adım Adım
Aidat tahakkuku, onaylı işletme projesi veya geçerli yönetim kararındaki tutar ve paylaşım esasına göre belirli bir dönem için bağımsız bölüm ya da ilgili cari hesaba borç kaydı oluşturma işlemidir. Tahakkuk para girişi değildir. Ödeme gerçekleştiğinde tahsilat kaydı oluşur; bu ödeme açık borçla eşleştirildiğinde bakiye güncellenir.
Bu ayrım küçük görünse de yönetimin bütçe kararını, sakinin borcunu ve banka hareketini aynı kayıt gibi değerlendirmesini önler. Aşağıda karardan tahsilata uzanan süreci; her aşamanın girdisi, çıktısı ve kontrol noktasıyla ele alıyoruz.
Kısa cevap: Aidat tahakkuku nedir?
Aidat tahakkuku, bir aidat veya ortak gider avansının hangi dönem, hangi borçlu, hangi tutar ve hangi son ödeme tarihiyle izleneceğini kayda almaktır. Bu işlem sonucunda henüz para kasaya ya da banka hesabına girmiş olmaz; yalnızca ödenmesi beklenen borç ve buna bağlı açık bakiye oluşur.
| Kavram | Ne ifade eder? | Temel çıktı |
|---|---|---|
| Karar / işletme projesi | Giderin, dönemin ve uygulanacak paylaşım esasının dayanağı | Onaylı veya geçerli uygulama zemini |
| Tahakkuk | Dönemsel borcun ilgili hesaba kaydı | Borç hareketi |
| Cari hesap | Borç, tahsilat, mahsup ve düzeltme hareketlerinin bütünü | Hareket geçmişi ve bakiye |
| Tahsilat | Gerçekleşen ödemenin kaydı | Ödeme hareketi |
| Mahsup | Ödemenin bir veya daha fazla açık borçla eşleştirilmesi | Kapanan ve açık kalan borçlar |
Hukuki dayanak ile operasyonel kaydı ayırın
“Tahakkuk” yönetimde kullanılan operasyonel bir kayıt kavramıdır. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ise ortak gider ve avansa katılma esasları ile işletme projesini düzenler. Kanunun 20’nci maddesi ortak gider ve avanslara katılma esaslarını; 37’nci maddesi işletme projesinin içeriğini ele alır. 2026 tarihli 7579 sayılı Kanun değişiklik metni, işletme projesinin kat malikleri genel kurulunda onaylanacağını; kabul edilmiş proje yoksa yöneticinin gecikmeksizin geçici proje yapacağını ve en geç üç ay içinde kurul kararı alınacağını belirtir.
Bu nedenle yazılımda “toplu borçlandır” düğmesine basmak tek başına aidatın dayanağını oluşturmaz. Önce geçerli karar veya işletme projesi, doğru dönem ve uygulanacak paylaşım esası doğrulanmalıdır. Somut uyuşmazlıklar ile malik, kiracı veya kullanım durumuna bağlı sorumluluklar için güncel mevzuatı ve yönetim planını hukuk uzmanınızla değerlendirin. Bu içerik hukuki danışmanlık değildir.
Karardan tahsilata aidat tahakkuk işlemi
1. Karar ve işletme projesinin dayanağını doğrulayın
İlk girdi bir tutar listesi değil, izlenebilir bir dayanak olmalıdır. İlgili toplantı kararı veya işletme projesinin tarihi, dönemi, gider kalemi, toplam tutarı ve uygulanan paylaşım esası kayda bağlanmalıdır. Yönetimin karar ve finans belgelerini nasıl sınıflandıracağını görmek için yöneticinin tutması gereken kayıtlar rehberinden yararlanabilirsiniz.
Bir kararın yalnızca toplam tutarı göstermesi yetmez. Tahakkuk döneminin aylık mı yıllık mı olduğu, düzenli aidat ile tek seferlik ek giderin ayrımı ve son ödeme tarihinin hangi kurala göre belirlendiği de açık olmalıdır.
2. Tahakkuk parametrelerini hazırlayın
Uygulamadan önce dönem, borç türü, açıklama, hedef bağımsız bölümler veya hesaplar, vade tarihi ve paylaşım esası seçilir. Düzenli aidatlar için tekrarlayan plan kullanılabilir; ancak yeni dönem başında aynı ayarların hâlâ geçerli olduğu varsayılmamalıdır.
- Dönem: Borcun hangi ay veya yönetim dönemine ait olduğu.
- Borç türü: Düzenli aidat, avans, ek gider veya ayrı izlenecek başka bir kalem.
- Hedef: Tahakkukun hangi site, blok, bağımsız bölüm ve cari hesapları kapsadığı.
- Paylaşım esası: Güncel mevzuat, yönetim planı ve geçerli karar çerçevesinde uygulanacak yöntem.
- Vade: Ödemenin beklenen son tarihi.
- Açıklama: Sonradan karar ve dönemle eşleştirmeyi mümkün kılan kısa tanım.
3. Toplu borçlandırma önizlemesini kontrol edin
Toplu borçlandırma, aynı dönemde çok sayıda hesaba borç kaydı üretir; bu yüzden küçük bir parametre hatası bütün siteye yayılabilir. Kaydetmeden önce kişi veya bağımsız bölüm bazındaki tutarları, kapsam dışı kalması gereken kayıtları ve tahakkuk toplamını önizleyin.
Örneğin 12 bağımsız bölümlü bir yapıda onaylı aylık tutar 24.000 TL ve somut durumda geçerli paylaşım esası eşit dağılım ise örnek tahakkuk 2.000 TL × 12 kayıt üretir. Önizleme toplamı 24.000 TL olmalıdır. Bu yalnızca hesaplama örneğidir; gerçek dağıtım yöntemini bu örnek değil, uygulanabilir mevzuat, yönetim planı ve geçerli karar belirler.
4. Tahakkuku cari hesap hareketi olarak kaydedin
Onaylanan işlem kaydedildiğinde her hedef hesapta dönemsel bir borç hareketi oluşur. Bu nokta, kararın finansal izlemeye dönüştüğü aşamadır. Liyova aidat ve tahakkuk özelliği; dönemsel aidat planlarını, toplu borç oluşturmayı, daire bazlı açık borcu ve işlem geçmişini aynı akışta izlemeyi amaçlar.
Tahakkuk kaydında işlem tarihi, dönem, borç türü, kaynak karar veya açıklama, tutar ve kaydı oluşturan kullanıcı görülebilmelidir. Hata fark edilirse geçmişi sessizce değiştirmek yerine yetkili ve izlenebilir bir iptal, ters kayıt veya fark işlemi uygulanmalıdır.
5. Açık borcu cari hesapta görünür kılın
Cari hesap tek başına aidat listesi değildir. Borç, tahsilat, mahsup ve gerekli düzeltmelerin kronolojik ilişkisidir. Liyova cari hesaplar özelliği, sakin, tedarikçi ve yönetim hesaplarındaki hareketleri açık bakiye ve ilgili kişi ya da kurum bağlantısıyla izlemek için kullanılır.
Bir tahakkukun doğru hesaba yazılmış olması önemlidir; fakat güncel malik-sakin ilişkisi, devir tarihi veya hesap sorumluluğu yanlışsa rapor da yanıltıcı olur. Dönem kapanmadan önce bağımsız bölüm ile cari hesap eşleşmelerini örneklemle kontrol edin.
6. Tahsilatı ayrı kaydedip borçla eşleştirin
Para banka hesabına veya kasaya ulaştığında tahsilat kaydı oluşur. Açıklaması belirsiz banka hareketini otomatik olarak belirli bir aidata bağlamak hatalı eşleşme yaratabilir. Ödeme sahibi, tarih, tutar ve mümkünse referans doğrulandıktan sonra açık borçla mahsup yapılmalıdır.
Liyova tahsilat ve ödeme özelliği, tahsilat kayıtlarını açık borç, cari hesap ve raporlarla uyumlu izlemeyi destekler. Karar, tahakkuk, tahsilat ve banka hareketinin uçtan uca nasıl takip edileceğini ayrıca site aidat takibi rehberinde bulabilirsiniz.
7. Toplam, örneklem ve istisna kontrolünü kapatın
İşlem tamamlandıktan sonra yalnızca “kayıt başarılı” mesajına güvenmeyin. Tahakkuk edilen toplamı onaylı dönem toplamıyla; kayıt sayısını hedef bağımsız bölüm sayısıyla; birkaç örnek hesabı da dönem, tutar, vade ve cari ilişki açısından karşılaştırın.
- Önizleme toplamı ile onaylı toplam aynı mı?
- Beklenen sayıda borç kaydı oluştu mu?
- Aynı dönem ve borç türü için mükerrer tahakkuk var mı?
- Kapsama alınmaması gereken hesaplar dışarıda mı?
- Tahsilatlar doğru açık borçlara mahsup edildi mi?
- İptal ve düzeltmeler kullanıcı, zaman ve gerekçeyle izlenebiliyor mu?
Dönemsel aidat ve tekrarlayan tahakkuk planı
Dönemsel aidat için tekrarlayan plan kurmak, her ay aynı kayıtları elle üretme yükünü azaltabilir. Yine de otomasyon “süresiz doğru” değildir. Yeni işletme projesi, tutar değişikliği, bağımsız bölüm kapsamı, paylaşım esası veya vade kuralı değiştiğinde plan güncellenmeli; ilk çalışması önizleme ve toplam kontrolünden geçirilmelidir.
| Kontrol zamanı | Kontrol edilecek alan | Risk |
|---|---|---|
| Plan kurulurken | Dönem, hedef, borç türü, tutar ve vade | Yanlış kapsamın seri biçimde borçlandırılması |
| Her dönem öncesi | Aktiflik, malik-sakin ilişkisi ve istisnalar | Eski hesaba veya yanlış döneme kayıt |
| Karar değiştiğinde | Dayanak, paylaşım esası ve başlangıç tarihi | Eski tutarın devam etmesi |
| Çalışma sonrası | Kayıt sayısı, toplam ve mükerrerlik | Eksik veya çift tahakkuk |
Yeni bir yazılıma geçişte otomatik planları kopyalamadan önce dönem, hesap ve açılış bakiyelerini mutabık hale getirin. 30 günlük yazılım geçiş planı, pilot aktarım ile toplam ve daire bazlı kontrolleri ayrı karar kapıları olarak ele alır.
Aidat tahakkukunda sık yapılan hatalar
- Tahakkuku tahsilat sanmak: Borç kaydı oluşturmak banka hesabına para girdiği anlamına gelmez.
- Dayanak kaydı olmadan toplu işlem yapmak: Karar, işletme projesi, dönem ve paylaşım esası sonradan doğrulanamaz.
- Önizleme toplamını kontrol etmemek: Yanlış hedef veya yöntem çok sayıda hesaba yayılır.
- Aynı dönemi iki kez çalıştırmak: Mükerrer borç ve hatalı açık bakiye oluşur.
- Tahsilatı borçla eşleştirmemek: Para alınmış olsa bile ilgili dönem borcu açık görünebilir.
- Geçmiş kaydı sessizce değiştirmek: Denetim izi ve itiraz incelemesi zayıflar.
- Otomatik planı yeni karara göre yenilememek: Eski tutar veya kapsam sonraki dönemlere taşınır.
Doğru yazılımda hangi kontroller bulunmalı?
Bir site yönetim programı yalnızca “toplu tahakkuk var” dememeli; hatayı kaydetmeden görmeye ve kaydedildikten sonra izlemeye de yardımcı olmalıdır. Ürünleri değerlendirirken dönem ve kapsam önizlemesi, mükerrerlik uyarısı, cari hesap bağlantısı, tahsilat-mahsup ilişkisi, yetki sınırı ve değişiklik geçmişini gerçek bir senaryoyla sınayın. Daha geniş değerlendirme ölçütleri için site yönetim programı seçme rehberini inceleyebilirsiniz.
Liyova’da aidat planı, cari hareket ve tahsilat akışını kendi yönetim yapınıza göre değerlendirmek için demo talebi oluşturun. Demo sırasında örnek bir dönem için karar toplamı, tahakkuk önizlemesi, açık borç ve kısmi tahsilat senaryosunu birlikte test edin.
Sık sorulan sorular
Aidat tahakkuku ile tahsilat arasındaki fark nedir?
Tahakkuk, ödenmesi beklenen dönemsel borcun hesaba kaydedilmesidir. Tahsilat ise ödemenin gerçekten alınarak kayda geçirilmesidir. Tahsilat ilgili açık borçla eşleştirildiğinde borcun tamamı veya bir kısmı kapanır.
Toplu borçlandırma ile tahakkuk aynı şey mi?
Toplu borçlandırma, tahakkuku birden fazla bağımsız bölüm veya hesap için tek işlem akışında üretme yöntemidir. Her toplu işlem tahakkuk kayıtları oluşturabilir; ancak dayanak, dönem, hedef ve toplam kontrolleri yine ayrı ayrı gereklidir.
Tahakkuk kaydı fatura mıdır?
Hayır; yönetim yazılımındaki tahakkuk, operasyonel olarak borç hareketidir ve tek başına “fatura” kavramıyla aynı değildir. Belge ve vergisel yükümlülükler yönetimin niteliğine ve somut işleme göre değişebileceğinden mali müşavirinizle değerlendirilmelidir.
Yanlış aidat tahakkuku nasıl düzeltilir?
Yanlış kayıt doğrudan ve iz bırakmadan silinmemelidir. Yetkili kullanıcı; kurumun kayıt politikasına göre iptal, ters kayıt veya fark işlemi uygulamalı, gerekçeyi ve dayanak belgeyi ilişkilendirmeli, ardından toplam ve açık bakiyeyi yeniden doğrulamalıdır.
Kısmi ödeme yapılırsa ne olur?
Kısmi tahsilat ilgili açık borçla mahsup edilir; ödendiği kadar bölüm kapanır, kalan tutar açık bakiye olarak izlenir. Bir ödemenin birden fazla döneme dağıtılması gerekiyorsa mahsup sırası ve açıklaması görünür olmalıdır.
Otomatik tahakkuk planı her ay kontrol edilmeli mi?
Evet. En azından aktif dönem, tutar, hedef hesaplar, vade, mükerrerlik ve karar değişikliği kontrol edilmelidir. Otomasyon elle veri girişini azaltır; yönetim kararını ve dönem sonu mutabakatını ortadan kaldırmaz.