Site Duyurusu Nasıl Hazırlanır? Örnekler ve Kontrol Listesi

İyi bir site duyurusu; ne olduğunu, kimleri etkilediğini, ne zaman ve nerede uygulanacağını, sakinin ne yapması gerektiğini ve bir sonraki güncellemenin ne zaman geleceğini ilk okumada anlatır. Belirsiz bir “önemli duyuru” başlığı yerine konu ve zamanı görünür kılar; herkese aynı mesajı göndermek yerine doğru hedef kitleyi ve kanalı seçer.

Bu rehberde kopyalayıp uyarlayabileceğiniz site duyuru örneklerinin yanında, duyuru mu yoksa kişiye özel mesaj mı göndermeniz gerektiğini, pano–mobil uygulama–e-posta seçimini ve yayını hangi kayıtlarla kapatacağınızı bulacaksınız.

Kısa cevap: Site duyurusu nasıl hazırlanır?

Metni yazmadan önce şu altı soruyu yanıtlayın:

1. Neden? Bilgi vermek, hazırlık istemek, davranış hatırlatmak veya çalışmanın bittiğini bildirmek.
2. Kime? Tüm site, belirli blok, malik, kiracı, personel ya da yalnızca etkilenen sakinler.
3. Ne zaman? Kesin tarih, başlangıç–bitiş saati ve tahmini süre.
4. Nerede? Site, blok, kat, giriş, otopark bölümü veya ortak alan.
5. Ne yapmalı? Sakinden beklenen tek ve açık aksiyon.
6. Sonra ne? İletişim kanalı, değişiklik halinde bilgilendirme ve kapanış güncellemesi.

Bu altı cevap hazırsa metni şu sıraya koyun: konu ve zaman içeren başlık → olayın nedeni → etkilenen alan ve süre → sakin aksiyonu → iletişim veya sonraki güncelleme → yönetim adı ve yayın zamanı.

Duyuru mu, kişisel mesaj mı, talep kaydı mı?

Her iletişim toplu duyuru değildir. Mesaj türünü yanlış seçmek, önemli bilginin kalabalıkta kaybolmasına veya kişiye özel bilginin gereğinden geniş bir kitleye açılmasına yol açabilir.

İhtiyaç	Doğru kayıt	Örnek
Bir grubu aynı konuda bilgilendirmek	Duyuru	B blok su kesintisi
Bir sakine özel bilgi vermek	Kapalı kişisel kanal	Daireye ait bakiye veya başvuru yanıtı
Sakinden sorun veya hizmet isteği almak	Talep	Ortak alandaki arıza bildirimi
Uygulanacak saha işini yürütmek	İş emri	Asansör bakım görevinin ataması
Resmî çağrı, ihtar veya tebligat yapmak	İlgili usule uygun belge ve bildirim	Kat malikleri kurulu çağrısı

Duyuru, resmî çağrı veya tebligatın otomatik olarak yerine geçmez. Yönetim planı ya da mevzuat belirli bir süre, içerik veya bildirim yöntemi öngörüyorsa o usul ayrıca uygulanmalıdır. Buradaki metinler günlük operasyon bilgilendirmesi için örnektir; somut hukuki süreçte uzman görüşü alın.

Site duyurusu için kullanıma hazır şablon

[KONU] — [TARİH / SAAT]

[Çalışmanın veya bilgilendirmenin kısa nedeni] nedeniyle [etkilenen blok/alan] için [başlangıç tarihi ve saati] ile [bitiş tarihi ve saati] arasında [beklenen durum] olacaktır.

Bu süre içinde [sakinden beklenen tek ve açık aksiyon]. [Etkilenmeyen alan veya alternatif varsa kısa bilgi].

Plan değişirse [kanal] üzerinden güncelleme paylaşılacaktır. Sorularınız için [yönetim iletişim kanalı].

[Site/Apartman Yönetimi] — Yayın: [tarih ve saat]

Şablondaki köşeli alanları doldurduktan sonra bir kez yüksek sesle okuyun. Okuyucu “tam olarak hangi gün?”, “hangi blok?”, “benden ne bekleniyor?” diye tekrar sormak zorunda kalıyorsa metin henüz hazır değildir.

Altı site ve apartman duyuru örneği

Aşağıdaki örnekler özgün taslaklardır. Tarih, saat, alan, yönetim planı ve uygulanacak yöntem kendi yapınıza göre doğrulanmadan yayımlanmamalıdır.

1. Planlı su kesintisi duyurusu

B Blok Su Kesintisi — 3 Eylül, 10.00–13.30

B blok ana su hattındaki vana değişimi nedeniyle 3 Eylül Çarşamba günü 10.00–13.30 arasında yalnızca B blokta su kullanılamayacaktır. Lütfen gerekli su ihtiyacınızı çalışma başlamadan önce planlayın ve bu saatlerde muslukları kapalı tutun.

Çalışma erken tamamlanır veya süre değişirse sakin uygulamasından güncelleme paylaşacağız. Sorularınız için yönetim destek kanalını kullanabilirsiniz.

Örnek Sitesi Yönetimi — Yayın: 1 Eylül, 15.00

2. Asansör bakımı duyurusu

A Blok Asansör Bakımı — 6 Eylül, 09.30–11.30

Planlı bakım nedeniyle A blok 2 numaralı asansör belirtilen saatlerde hizmet dışı olacaktır. Bu süre içinde diğer asansörü kullanın; hareket desteğine ihtiyaç duyan sakinler yönetimle önceden iletişime geçebilir.

Bakım tamamlandığında aynı duyuru üzerinden kapanış bilgisi paylaşılacaktır.

Örnek Sitesi Yönetimi — Yayın: 4 Eylül, 11.00

3. Otopark temizliği ve araç hazırlığı duyurusu

-2 Kat Otopark Temizliği — 9 Eylül, 08.00–12.00

Zemin yıkama çalışması nedeniyle -2 kat D–F bölümlerindeki park alanları 08.00–12.00 arasında kullanılamayacaktır. Bu bölümlerde aracı bulunan sakinlerin araçlarını 9 Eylül saat 07.45’e kadar işaretli geçici alanlara almalarını rica ederiz.

Plaka veya daire bilgileri toplu duyuruda yayımlanmayacaktır; ihtiyaç halinde ilgili sakinle doğrudan iletişim kurulacaktır.

Örnek Sitesi Yönetimi — Yayın: 7 Eylül, 14.00

4. Devam eden arıza için ara güncelleme

Sıcak Su Arızası — Güncelleme 2

C bloktaki sıcak su kesintisine yönelik parça değişimi devam ediyor. Teknik ekibin güncel tahmini tamamlanma zamanı bugün 18.00’dir. Bu süre kesinleşmiş bir sonuç değil, mevcut saha bilgisidir.

Bir sonraki güncelleme en geç 16.30’da; çalışma daha önce sonuçlanırsa tamamlanır tamamlanmaz paylaşılacaktır.

Örnek Sitesi Yönetimi — Güncelleme: 12.10

5. Çalışma tamamlandı duyurusu

B Blok Su Hattı Çalışması Tamamlandı

Bugün 10.00’da başlayan vana değişimi 12.45’te tamamlandı ve B blokta su yeniden verildi. İlk kullanımda kısa süreli hava veya renk değişimi fark edilirse suyu kontrollü biçimde akıtın; devam eden bir sorun varsa yönetim destek kanalından konum bilgisiyle talep açın.

Örnek Sitesi Yönetimi — Kapanış: 12.55

6. Toplantı hatırlatma duyurusu

Kat Malikleri Toplantısı Hatırlatması — 14 Eylül, 19.30

Daha önce usulüne uygun biçimde bildirilen kat malikleri toplantısının 14 Eylül saat 19.30’da sosyal tesis toplantı salonunda yapılacağını hatırlatırız. Gündem ve katılım bilgileri için size iletilen asıl çağrı belgesini kontrol edin.

Bu hatırlatma, asıl toplantı çağrısının veya gerekli bildirim işlemlerinin yerine geçmez.

Örnek Sitesi Yönetimi — Yayın: 13 Eylül, 10.00

Hangi duyuru kanalı ne zaman seçilmeli?

“Her kanaldan gönderelim” yaklaşımı erişimi artırıyor gibi görünse de farklı sürümlerin dolaşmasına ve hangi kaydın güncel olduğunun belirsizleşmesine neden olabilir. Önce ana kaydı belirleyin; diğer kanalları o kayda yönlendiren kısa hatırlatmalar olarak kullanın.

Kanal	Uygun kullanım	Dikkat noktası
Sakin mobil uygulaması	Planlı duyuru, hedefli bilgilendirme, güncelleme ve kapanış	Başlık, hedef kitle ve güncel sürüm tek kayıtta korunmalı
E-posta	Uzun ayrıntı, ek belge veya saklanması gereken bilgilendirme	Alıcı kapsamı ve eklerin güncelliği kontrol edilmeli
SMS	Kısa ve zaman hassas hatırlatma	Ana ayrıntının bulunduğu güvenilir kanala yönlendirmeli
İlan panosu	Ortak alan ziyaretçileri dahil geniş operasyon bilgisi	Kişisel veri içermemeli; tarihi geçince kaldırılmalı
Kapalı kişisel kanal	Kişiye veya bağımsız bölüme özel bilgi	Yetkisiz kişilerin erişemeyeceği yöntem seçilmeli

İletişim politikasını duyuru bazında değil bütün sistem için kurmak istiyorsanız site sakin iletişimi kanal ve kayıt rehberini kullanın.

Kişisel veriyi toplu duyurudan ayırın

Toplu duyurunun hedefi ortak operasyon bilgisini paylaşmaktır; tek tek sakinlerin adı, daire numarası, borç tutarı, gecikme süresi veya kişisel başvuru ayrıntısı değildir. Kişisel bilgiye ihtiyaç olmayan bir duyuruda bu alanları eklemeyin.

Kişisel Verileri Koruma Kurumunun güncel temel ilkeler rehberi, verinin belirli ve açık amaçla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini vurgular. Kurulun 18 Şubat 2026 tarihli 2026/348 sayılı ilke kararı ise sakinlere ait kişisel verili borç listelerinin asansör, bina girişi ve koridor gibi ortak yerlere asılmaması; bu tür bilgilendirmelerde yetkisiz üçüncü kişilerin erişemeyeceği kapalı yöntemlerin kullanılması gerektiğini açıklar.

Pratik ayrım şudur: “Aidat ödeme dönemi başladı” gibi kişisel veri içermeyen genel hatırlatma toplu duyuru olabilir. “Daire 18’in şu kadar borcu var” gibi kişi veya bağımsız bölümle eşleşen bilgi geniş kitleli pano duyurusuna konulmamalıdır. Somut bilgilendirme yükümlülüğünün kapsamı ve alıcı grubu ayrıca değerlendirilmelidir.

Liyova ile duyuru akışı nasıl kurulabilir?

Liyova Duyurular, toplu iletişim, kanal seçimi, teslimat kayıtları ve sakin mobil bağlantısını aynı akışta ele alır. Bu kapsam, duyuruyu yalnızca yazılmış bir metin değil; hedefi, kanalı ve teslimat izi olan bir iletişim kaydı olarak yönetmeye yardımcı olur.

Liyova Sakin Mobil Uygulaması içinde sakinler duyuruları diğer site işlemleriyle aynı mobil deneyimde okuyabilir. Böylece pano veya dağınık mesaj zinciri, tek güncel kaydı destekleyen tamamlayıcı kanallara dönüşür.

Duyurunun kendisiyle kritik yönetim değişikliklerinin kaydını birbirine karıştırmayın. Liyova İşlem Kayıtları, kritik işlemleri kullanıcı, zaman, kapsam ve istek bilgisiyle izlemeyi amaçlar. Hangi yönetim kayıtlarının hangi sorumlu ve kontrol zamanıyla tutulacağını apartman ve site yöneticisi kayıt rehberinde ayrıntılı inceleyebilirsiniz.

Yayın öncesi kontrol listesi

• Başlık, “önemli duyuru” demeden konuyu ve gerekiyorsa tarihi söylüyor mu?
• Amaç tek cümlede açıklanıyor mu?
• Hedef kitle tüm site yerine gerçekten etkilenen grupla sınırlandı mı?
• Tarih, saat ve saat dilimi karışıklık bırakmayacak kadar açık mı?
• Başlangıç ve tahmini bitiş birlikte yazıldı mı?
• Blok, kat veya alan adı doğrulandı mı?
• Sakinden beklenen yalnızca bir ana aksiyon var mı?
• Alternatif hizmet veya etkilenmeyen alan bilgisi gerekiyorsa eklendi mi?
• Kaynak ekip ya da sorumlu kişi tarih ve süreyi doğruladı mı?
• Metinde gereksiz kişisel veri veya kişi hedefleyen ifade var mı?
• Ana kayıt ve kullanılacak tamamlayıcı kanallar belirlendi mi?
• Bir sonraki güncellemenin zamanı veya koşulu yazıldı mı?
• Değişiklik ve kapanış mesajından kimin sorumlu olduğu belli mi?
• Resmî çağrı veya tebligat gerekiyorsa ayrı usul kontrol edildi mi?

Duyurunun başarısı nasıl ölçülür?

Başarıyı yalnızca “gönderildi” olarak işaretlemeyin. Seçtiğiniz sistem ve kanal destekliyorsa şu göstergeleri ayrı değerlendirin:

• Hedeflenen alıcı sayısı ve teknik olarak teslim edilen mesaj sayısı.
• Okundu bilgisi mevcutsa okuma oranı; yoksa bu veriyi varmış gibi raporlamamak.
• Duyuru sonrası aynı konuda gelen açıklama sorularının sayısı.
• Beklenen aksiyonu zamanında tamamlayan sakin veya bölüm sayısı.
• Hatalı alıcı, ulaşılamayan kişi ve güncel olmayan iletişim bilgisi kayıtları.
• Plan değişikliğinin duyurulma süresi ve kapanış güncellemesinin yapılıp yapılmadığı.

Çok soru gelmesi her zaman düşük erişim değildir; metindeki tarih, alan veya aksiyonun belirsiz olduğunu gösterebilir. Her tekrarlanan soruyu bir sonraki şablon için iyileştirme girdisi olarak kullanın.

Sık yapılan duyuru hataları

1. Belirsiz başlık: “Dikkat” veya “önemli” ifadesi konuyu anlatmaz.
2. Tarihi bağıl yazmak: Yalnızca “yarın” demek, mesaj sonradan okunduğunda karışıklık yaratır.
3. Herkese göndermek: Yalnızca bir bloğu etkileyen olay bütün sitenin bildirim yorgunluğunu artırır.
4. Birden fazla aksiyon istemek: Ana görev görünmez hale gelir.
5. Kesin olmayan süreyi kesin sonuç gibi sunmak: Tahmini zaman açıkça etiketlenmelidir.
6. Eski mesajı düzeltmeden yenisini göndermek: Hangi sürümün geçerli olduğu belirsizleşir.
7. Kapanış yapmamak: Sakin, arızanın veya çalışmanın sürüp sürmediğini anlayamaz.
8. Kişisel veriyi toplu metne koymak: Genel operasyon duyurusu ile kişisel bilgilendirme ayrılmalıdır.
9. Resmî çağrıyı kısa duyuruyla ikame etmek: Hatırlatma ile asıl belge aynı şey değildir.

Şablonu gerçek bir senaryoyla test edin

Site yönetim yazılımını değerlendirirken yalnızca “duyuru gönderiyor mu?” diye sormayın. Bir blok seçin, planlı çalışma duyurusu hazırlayın, değişiklik güncellemesi ekleyin, kişiye özel bilgiyi toplu metinden ayırın ve kapanış mesajını yayımlayın. Ardından hedef kitle, kanal, teslimat kaydı ve geçmiş sürümün tutarlı kalıp kalmadığını kontrol edin.

Bu senaryoyu satın alma kontrolüne eklemek için site yönetim programı seçme rehberini; arıza duyurusunu talep ve saha işiyle ilişkilendirmek için site arıza yönetimi akışını kullanabilirsiniz. Kendi yapınız için hedefli duyuru akışını görmek isterseniz Liyova demo talebi oluşturun.

Sık sorulan sorular

Site duyurusu kaç kelime olmalı?

Tek bir ideal kelime sayısı yoktur. Pano veya kısa bildirimde başlık, tarih, alan, etki ve aksiyon ilk bakışta görülebilmelidir. Ayrıntı fazlaysa kısa mesajı ana dijital kayda yönlendirin; kritik bilgiyi uzun girişin altına saklamayın.

Apartman duyurusunda tarih ve saat nasıl yazılmalı?

Gün, ay, yıl gerekiyorsa yıl; başlangıç ve bitiş saati birlikte yazılmalıdır. “Yarın” veya “öğleden sonra” gibi bağıl ifadeler yerine “3 Eylül 2026, 10.00–13.30” gibi daha sonra da anlaşılabilen biçim kullanın.

Duyuru panosu mu mobil uygulama mı kullanılmalı?

Ortak alanı kullanan geniş kitle için pano tamamlayıcı olabilir; hedefli, güncellenebilir ve teslimat izi gereken iletişim için mobil uygulama daha elverişlidir. Kişisel veri içeren bilgiyi herkesin görebileceği panoya koymayın.

Bir duyuru güncellenirse eski metin silinmeli mi?

Ana kayıtta güncel sürüm açıkça görünmeli; değişikliğin ne zaman yapıldığı korunmalıdır. Eski pano kopyası kaldırılmalı veya geçersiz olduğu görünür biçimde belirtilmelidir. Dijital kanalda yeni mesaj, hangi önceki bilgiyi değiştirdiğini söylemelidir.

Toplantı hatırlatması resmî çağrı yerine geçer mi?

Hayır. Kısa hatırlatma, asıl çağrı belgesinin ve uygulanması gereken bildirim usulünün yerine geçmez. Toplantının türüne, yönetim planına ve güncel mevzuata göre asıl çağrı ayrı hazırlanmalıdır.

Duyuruda sakin adı veya daire numarası yazılabilir mi?

Toplu operasyon duyurusunda kişiyi veya bağımsız bölümü belirleyen bilgiye çoğu zaman ihtiyaç yoktur. Kişiye özel bilgi gerekiyorsa alıcı kapsamını ve hukuki dayanağı somut olay için değerlendirin; yetkisiz kişilerin erişemeyeceği kapalı yöntemi tercih edin.