Site Gelir-Gider Raporu Nasıl Hazırlanır?

Site gelir-gider raporu, belirli bir dönemde ne kadar para girdiğini ve çıktığını gösteren iki toplamdan ibaret değildir. Sağlam bir rapor; tahakkuk, tahsilat, gider, banka ve kasa hareketlerini aynı dönem sınırında toplar, bütçeyle karşılaştırır ve her toplamın dayandığı işlem ile belgeye geri dönülebilmesini sağlar. Yönetim kurulu böylece yalnızca sonuca bakmaz; sonucun nasıl oluştuğunu da denetleyebilir.

Pratik karar kuralı şudur: Bir satırın kaynağı, dönemi veya dayanak belgesi açıklanamıyorsa o satır henüz rapora hazır değildir. Önce kaynak kayıt düzeltilmeli, sonra özet yenilenmelidir. Bu yaklaşım; yönetici, yönetim kurulu ve denetçinin aynı rakamı farklı listelerde aramasını azaltır.

Gelir-gider raporu ile bütçe ve hesap verme aynı şey mi?

Hayır. Bu belgeler birbirini tamamlar, fakat aynı işi yapmaz:

• İşletme projesi: Gelecek dönem için tahmini gelir ve giderleri, kat maliklerinin karşılayacağı avansları ve paylaşım yaklaşımını planlar.
• Kaynak kayıtlar: Tahakkuk, tahsilat, fatura, makbuz, banka hareketi ve cari hesap gibi tek tek işlemleri gösterir.
• Gelir-gider raporu: Seçilen dönemde gerçekleşen hareketleri anlamlı gruplarda özetler; açık alacakları, borçları ve bütçe sapmalarını görünür kılar.
• Hesap verme ve denetim raporu: Yönetimin kayıtlarını, belgelerini ve işlemlerini mevzuat ile yönetim planındaki usule göre değerlendirir.

Örneğin aidatın tahakkuk ettirilmesi, o tutarın kasaya girdiği anlamına gelmez. Tahakkuk borcu doğurur; tahsilat ise ödemenin gerçekleştiğini kaydeder. Bu ayrımı ayrıntılı görmek için aidat tahakkuku rehberine bakabilirsiniz. Uçtan uca karar, tahakkuk ve tahsilat ilişkisi için de site aidat takibi akışı yararlı bir tamamlayıcıdır.

2026 itibarıyla hukuki çerçeve ne söylüyor?

Bu bölüm, 11 Eylül 2026 tarihinde erişilebilen resmî metinlerin genel bir özetidir; somut uyuşmazlık için hukuki görüş değildir. 22 Mayıs 2026 tarihli Resmî Gazete sürecinde yayımlanan 7579 sayılı Kanunun 4. maddesi, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 37. maddesini değiştirdi. Güncel düzenlemeye göre işletme projesi kat malikleri kurulunca onaylanır. Onaylı proje yoksa yönetici gecikmeden geçici işletme projesi hazırlar ve bunu en geç üç ay içinde kurulun onayına sunar. Bu nedenle gelir-gider raporundaki “bütçe” sütununun hangi kurul kararı veya geçici proje sürümüne dayandığı açıkça yazılmalıdır.

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun resmî metninde 36. madde; karar, protokol, ihtar ve gider kayıtları ile belgelerin saklanmasını düzenler. 39. madde, yöneticinin hesap verme zamanını yönetim planına bağlar; yönetim planında hüküm yoksa hesabın her takvim yılının ilk ayında verilmesini öngörür ve kat maliklerinin yarısının istemi hâlinde dönem dışında da hesabın gösterilmesini mümkün kılar. 41. madde ise yönetimin devamlı denetlendiğini, yönetim planında dönem belirtilmemişse denetimin üç ayda bir yapılacağını söyler.

Kanun “her ay şu formatta gelir-gider raporu yayımlanır” biçiminde tek tip bir şablon kurmaz. Aylık rapor, yönetim planı ve kurul kararlarıyla uyumlu şekilde benimsenebilecek bir yönetim pratiğidir. Mevzuattaki hesap verme ve denetim dönemleriyle aylık iç raporlama sıklığını birbirine karıştırmamak gerekir.

İyi bir site gelir-gider raporunda hangi bölümler bulunur?

1. Rapor kimliği ve dönem sınırı

Raporun adı, site veya blok kapsamı, başlangıç-bitiş tarihi, hazırlanma zamanı, sürüm numarası ve hazırlayan-kontrol eden rolleri görünmelidir. “Ağustos raporu” demek tek başına yeterli değildir; 1 Ağustos 00.00 ile 31 Ağustos 23.59 arasındaki kayıtların mı, yoksa banka değer tarihinin mi esas alındığı belirtilmelidir. Sonradan yapılan düzeltmeler için ilk sürüm silinmemeli; yeni sürümün nedeni kayda geçirilmelidir.

2. Açılış bakiyeleri

Dönem başındaki banka hesapları ve kasa bakiyesi hesap bazında yazılır. Önceki raporun kapanışı ile yeni raporun açılışı aynı olmalıdır. Fark varsa “yuvarlama” denilip geçilmemeli; geriye dönük işlem, banka masrafı, iptal veya düzeltme gibi gerçek neden bulunmalıdır.

3. Tahakkuk ve tahsilat özeti

Aylık aidat, ek avans veya başka bir borç kalemi için dönem içi tahakkuk ayrı; dönem içi tahsilat ayrı gösterilir. Geçmiş aya ait bir borcun bu ay ödenmesi, bu ayın tahsilatına girer ama bu ayın tahakkuku değildir. Peşin ödeme, fazla ödeme ve iade de kendi sınıfında görünmelidir. Böylece “ne kadar borç doğdu?” ve “ne kadar nakit geldi?” soruları aynı sayı üzerinden yanıtlanmaya çalışılmaz.

4. Gelirler

Tahsil edilen aidatlar, ortak alan kullanım gelirleri, faiz veya diğer gelirler ayrı gruplarda sunulur. “Diğer” hesabı büyüdükçe raporun açıklama gücü azalır; tekrar eden kalemler için tutarlı kategoriler oluşturulmalıdır. Dönem dışı veya açıklaması belirsiz bir banka girişi, kaynağı doğrulanmadan gelir kabul edilmemelidir.

5. Giderler ve dayanak belgeler

Personel, güvenlik, temizlik, enerji, bakım-onarım, sigorta ve profesyonel hizmet gibi kategoriler hem dönem tutarı hem bütçe karşılığıyla gösterilebilir. Her gider satırı; işlem tarihi, tedarikçi, belge numarası, ödeme hesabı ve onay referansına bağlanmalıdır. Fatura tarihi ile ödeme tarihi farklıysa raporun nakit mi yoksa tahakkuk esaslı mı hazırlandığı açıkça belirtilmelidir.

6. Banka ve kasa durumu

Her banka hesabının ve kasanın açılış, giriş, çıkış ve kapanış bakiyesi ayrı izlenir. Sitenin kendi iki hesabı arasındaki transfer, toplam gelir veya gider gibi sayılmamalıdır; aksi hâlde hem giriş hem çıkış yapay biçimde şişer. Banka hareketlerini kaynak kayıtlara bağlama adımları için site yönetiminde banka mutabakatı rehberini kullanabilirsiniz.

7. Açık alacaklar, borçlar ve taahhütler

Dönem sonunda tahsil edilmemiş alacaklar yaşlandırma mantığıyla; ödenmemiş tedarikçi borçları ve onaylanmış fakat henüz faturalanmamış önemli taahhütler ayrı listelerde izlenir. Böylece kasadaki para yüksek görünse bile yaklaşan ödemeler gözden kaçmaz. Yönetim kuruluna sunulan özet mümkün olduğunca toplulaştırılmalı; kişi bazlı ayrıntı yalnızca görev ve yetki gereği erişmesi gereken kişilerle paylaşılmalıdır.

8. Bütçe-gerçekleşen karşılaştırması

Her ana kalem için onaylı bütçe, gerçekleşen tutar, fark ve fark oranı verilir. Ancak sayı tek başına karar değildir. Elektrik tüketimi, sözleşme fiyat artışı, acil onarım, dönem kayması veya sınıflandırma hatası gibi nedenler açıklanmalı; gerekiyorsa sorumlu ve hedef tarih içeren aksiyon eklenmelidir.

Örnek gelir-gider tablosu nasıl kurulabilir?

Aşağıdaki yapı boş bir şablon mantığı sunar; örnek para tutarı içermez. Her satırın sonunda kaynak liste veya belge referansı bulunması, özetin yeniden üretilebilmesini sağlar.

Bölüm	Kalem	Bu dönem	Yıl içi toplam	Bütçe	Fark	Kaynak / açıklama
Gelir	Aidat tahsilatı	Dönem tahsilat listesi	Kümülatif	Onaylı proje	Gerçekleşen eksi bütçe	İşlem listesi bağlantısı
Gelir	Diğer gelir	Kategori toplamı	Kümülatif	Onaylı proje	Gerçekleşen eksi bütçe	Banka ve belge referansı
Gider	Temizlik / güvenlik / enerji	Kategori toplamı	Kümülatif	Onaylı proje	Bütçe eksi gerçekleşen	Fatura ve ödeme referansı
Bakiye	Banka ve kasa	Kapanış bakiyesi	—	—	Mutabakat farkı	Hesap ekstresi / kasa sayımı
Açık kayıt	Alacak ve borçlar	Dönem sonu bakiye	—	—	Önceki döneme göre değişim	Cari hareket listesi

Tablonun yanında “raporlama esası” notu bulunmalıdır. Nakit esaslı raporda ödeme tarihi öne çıkar; tahakkuk esaslı raporda gelirin veya giderin doğduğu dönem önemlidir. İki yaklaşımın rakamlarını açıklamasız biçimde karıştırmak, özellikle ödenmemiş faturalar ve geçmiş dönem tahsilatlarında yanıltıcı sonuç üretir.

Site gelir-gider raporu 9 adımda nasıl hazırlanır?

1. Dönemi ve kapsamı kapatın. Hangi blokların, hesapların ve tarih aralığının rapora girdiğini yazın. Dönem kapanışından sonra gelen kayıtların nasıl ele alınacağına dair kesim kuralı belirleyin.
2. Kaynak kayıtların anlık görüntüsünü alın. Tahakkuk, tahsilat, cari, gider, banka ve kasa listelerinin aynı zamandaki sürümünü esas alın. Rapor hazırlanırken değişen kayıtlar sürüm farkı oluşturmasın.
3. Banka ve kasayı mutabık hâle getirin. Ekstredeki her hareketi kayıtla eşleştirin; kayıtsız banka hareketlerini ve bankaya yansımamış kayıtları ayrı istisna listesine alın. Kasa için fiilî sayım ile kayıt bakiyesini karşılaştırın.
4. İşlemleri tutarlı kategorilere ayırın. Aynı tedarikçi veya gider türünün farklı aylarda başka hesaplara dağılmasını önleyin. Kategori değişikliklerini rapor notunda açıklayın.
5. Belgeleri ve onayları kontrol edin. Giderin faturası veya geçerli dayanağı, ödeme kaydı ve karar/onay referansı birlikte bulunmalıdır. Eksik belgeyi toplamın içinde gizlemek yerine açık istisna olarak gösterin.
6. Cari bakiyeleri doğrulayın. Dönem sonu alacak ve borçlarını kişi/kurum hareketlerinden yeniden hesaplayın. İptal, iade, mahsup ve fazla ödeme kayıtlarının doğru bakiyeye etkisini kontrol edin.
7. Bütçeyle karşılaştırın. Raporu doğru işletme projesi sürümü ve kurul kararıyla eşleştirin. Tutar ve oran farklarını hesaplayın; önemli sapmalar için neden yazın.
8. Yönetim sorularını yanıtlayın. En büyük değişim, vadesi geçmiş kayıt, belgesiz işlem, mutabakat farkı ve gelecek dönem nakit ihtiyacı için kısa açıklama ve aksiyon üretin.
9. İkinci kontrol sonrası yayımlayın. Hazırlayan kişi ile kontrol eden rolü ayırın. Onaylanan sürümü tarih ve numarayla kaydedin; düzeltme gerekirse önceki sürümü görünmez kılmadan yeni sürüm oluşturun.

Hangi kontrol denklikleri kullanılmalı?

Tek bir formül bütün muhasebe ve raporlama durumlarını çözmez; yine de aşağıdaki denklikler hata aramayı hızlandırır:

• Nakit hareketi kontrolü: Açılış banka ve kasa bakiyesi + gerçek nakit girişleri − gerçek nakit çıkışları = kapanış banka ve kasa bakiyesi. Kendi hesaplarınız arasındaki transferleri giriş/çıkış toplamından netleştirin.
• Tahakkuk-alacak kontrolü: Açılış alacağı + dönem tahakkukları − tahsilatlar − iptal/indirim/mahsuplar = dönem sonu alacağı. Fazla ödeme ve avansları ayrı ele alın.
• Belge kontrolü: Gider özeti toplamı, aynı filtrelerle alınmış gider işlem listesi toplamına eşit olmalıdır. Nakit esaslı rapor kullanılıyorsa henüz ödenmemiş fatura ayrıca gösterilir.
• Bütçe kontrolü: Sapma tutarı, gerçekleşen ile karşılaştırılan bütçe tutarı arasındaki farktır. İşaret yönü gelir ve giderde farklı yorumlanabileceği için rapor başlığında formül belirtilmelidir.

Bir denkliğin bozulması doğrudan usulsüzlük kanıtı değildir; tarih kesimi, yanlış sınıflandırma, çift kayıt, eksik banka masrafı veya iptal edilmiş işlem gibi araştırılması gereken bir istisnadır. Ama fark açıklanmadan rapor “tamamlandı” sayılmamalıdır.

Yönetim kurulu raporu hangi sorularla okumalı?

Kurul toplantısında bütün işlem satırlarını yeniden okumak yerine önce istisnalara odaklanmak daha etkilidir:

• Açılış bakiyesi önceki dönemin kapanışıyla neden aynı veya neden farklı?
• En yüksek üç bütçe sapması hangi kalemlerde ve gerçek nedeni ne?
• Banka ekstresinde kayıtla eşleşmeyen veya kayıtta olup bankada görünmeyen hareket var mı?
• Vadesi geçmiş alacaklar hangi yaş aralığında yoğunlaşıyor ve takip adımı nedir?
• Ödenmemiş borçlar ile verilmiş taahhütler gelecek ayın nakdini nasıl etkiliyor?
• Belgesi, onayı veya işlem referansı eksik gider bulunuyor mu?
• Rapor sonradan değiştirildiyse kim, ne zaman, hangi gerekçeyle düzeltti?

Bu sorulara yanıt veren rapor, yalnızca “ne oldu?”yu değil, “neden oldu ve sırada ne var?”ı da gösterir. Kaynak belge ve kayıtların kapsamını ayrıca incelemek için site yöneticisinin tutması gereken kayıtlar yazısına başvurabilirsiniz.

Excel dosyası yeterli mi?

Az hareketli bir apartmanda iyi tasarlanmış, erişimi sınırlandırılmış ve sürümlenen bir tablo başlangıç için yeterli olabilir. Sorun dosya biçiminden çok kontrol zayıflığıdır. Formül hücresinin yanlışlıkla değişmesi, aynı dosyanın birden çok kopyası, belge bağlantılarının kopması veya kimin düzeltme yaptığının bilinmemesi rapor güvenini düşürür.

Hareket hacmi ve yönetim ekibi büyüdükçe kaynak işlemlerden otomatik özet üretmek, aynı dönem filtresini korumak ve düzeltme izini görmek daha değerli hâle gelir. Yine de hiçbir yazılım eksik belgeyi veya yanlış sınıflandırmayı kendiliğinden doğruya çeviremez; sorumluluk, onay ve kontrol süreci devam eder.

Liyova bu raporlama düzenini nasıl destekler?

Liyova’nın raporlar alanı finans, operasyon ve yönetim verilerini karar vermeye uygun özetlerde görmeye; cari hesaplar alanı kişi ve kurumların borç, tahsilat ve açık bakiye hareketlerini birlikte izlemeye yardımcı olur. banka hareketleri özelliği, banka giriş-çıkışlarını tahsilat ve cari kayıtlarla kontrol etmeyi kolaylaştırır. işlem geçmişi ise kritik işlemlerde kullanıcı, zaman ve kapsam izini görünür kılar.

Doğru kullanım modeli, raporu elle yeniden yazmak değil; onaylanmış kaynak hareketleri aynı dönem ve kategori kurallarıyla özetlemektir. Yönetim kurulu özetten istisnaya, istisnadan cari veya banka hareketine, oradan da belge ve onay referansına ilerleyebilmelidir. Liyova’yı kendi yönetim düzeniniz üzerinde görmek isterseniz demo talebi oluşturabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Site gelir-gider raporu her ay hazırlanmak zorunda mı?

Kat Mülkiyeti Kanunu tek tip aylık rapor formatı belirlemez. Hesap verme ve denetim zamanları için yönetim planı, kurul kararları ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilmelidir. Aylık raporlama, erken hata tespiti ve kurul gözetimi için tercih edilebilecek bir iç yönetim uygulamasıdır.

Tahakkuk gelir sayılır mı?

Tahakkuk, kat malikinin veya sakinin borç kaydını oluşturur; ödeme gerçekleşmiş tahsilat değildir. Raporun esasına göre tahakkuk geliri ve nakit tahsilat ayrı sütunlarda gösterilmelidir.

Faturası gelen ama ödenmeyen gider nasıl gösterilir?

Tahakkuk esaslı raporda dönem gideri ve ödenecek borç olarak; nakit esaslı raporda ise henüz nakit çıkışı olmadığı için ayrı borç/taahhüt notuyla gösterilebilir. Hangi yöntemin kullanıldığı raporda açıkça yazılmalıdır.

Bütçe sapması olumsuzluk anlamına mı gelir?

Her zaman değil. Sapma; tüketim değişimi, fiyat güncellemesi, ertelenen bakım, dönem kayması veya tasarruf gibi farklı nedenlerden doğabilir. Önemli olan, formülün tutarlı olması ve neden ile aksiyonun belgelenmesidir.

Rapor sakinlerle paylaşılırken isimli borç listesi eklenmeli mi?

Raporun hedef kitlesi ve erişim yetkisi önce belirlenmelidir. Genel duyuruya açık raporda kişisel ayrıntıları gereksiz yere çoğaltmak yerine toplu tutarlar kullanılmalı; kişi bazlı ayrıntı görev gereği erişmesi gereken yetkili rollerle sınırlanmalıdır. Somut paylaşım için yönetim planı, kurul kararı ve kişisel veri yükümlülükleri ayrıca değerlendirilmelidir.

Rapor sonradan düzeltilirse ne yapılmalı?

Eski sürümü sessizce değiştirmek yerine yeni sürüm numarası, düzeltme tarihi, değişen kalem ve gerekçe kaydedilmelidir. Böylece kurul önceki kararı hangi bilgiyle aldığını, yeni toplamın neden farklı olduğunu görebilir.

Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; hukuk, mali müşavirlik veya bağımsız denetim görüşü değildir. Yönetim planınız, kurul kararlarınız, raporlama esasınız ve somut işlemleriniz için ilgili uzmanlardan destek alın.